Organigramme : un outil d’organisation de la structure interne d’une entreprise

Pour le bon déroulement de ses activités, une entreprise a besoin de fonds, mais aussi d’organisation. À cet effet, l’élaboration de l’organigramme est indispensable pour connaître la structure hiérarchique de la société et les postes occupés par tous les employés. Il sert à l’organisation interne des entreprises et répartition équitable des tâches. Découvrez dans cet article l’utilité de cet outil de travail et les différents modèles permettant de l’élaborer.

À quoi fait-il référence et quels sont ses objectifs ?

Les organigrammes font partie des indicateurs de gestion, de communication et d’analyse du service des ressources humaines. Par définition, ce sont des outils d’information qui permettent d’indiquer la structure organisationnelle au sein d’une entreprise. Ils déterminent aussi les liens, les relations existants entre les différents postes et les métiers du personnel.

En termes d’objectif, ce plan d’organisation permet de comprendre le fonctionnement d’une société, d’anticiper sur les dysfonctionnements, d’avoir une meilleure connaissance du personnel et de leur rôle, de cerner les rapports de subordination et de complémentarité des différents postes. Ainsi, tous les employés connaissent leur place au sein de chaque service ou équipe de travail. Les conflits liés aux positions hiérarchiques n’existent plus et les relations entre collègues sont consolidées.

Pour quelles utilisations ?

Dans le cadre d’une restructuration, les organigrammes favorisent une vision globale permettant aux dirigeants de bien planifier les effectifs du personnel et une bonne gestion des ressources. Cet outil fonctionnel est destiné à optimiser les tâches effectuées par les salariés. Son utilisation externe permet aux clients ou partenaires de connaître la responsabilité de tout un chacun et de savoir vers qui se tourner en cas de besoin. C’est un document essentiel qui présente plusieurs avantages. Pour un usage efficace, les données qu’il renferme nécessitent une actualisation régulière. Ainsi, les changements d’attribution au sein de l’entreprise, l’ajout ou la suppression d’un poste, une modification de l’organisation interne, un nouveau recrutement de la structure nécessitent une mise à jour des informations contenues dans l’organigramme.

Le choix du type de modèle dépend des résultats et des objectifs recherchés. Son élaboration sur les différentes plateformes en ligne permet de le conserver et d’y accéder à tout moment.

Structure hiérarchique des entreprises : Caractéristiques des organigrammes

Cet outil de travail existe sous 03 principales formes dont la lecture de chacun diffère de sa représentation schématique. L’organigramme en pyramide est le modèle le plus utilisé en entreprise. Chaque ligne verticale représente des liens de subordination et le poste le plus important se trouve au sommet de la pyramide. Les lignes horizontales par contre regroupent les métiers qui correspondent à un niveau hiérarchique similaire. Les autres formes sont l’arbre et le modèle replié. La lecture de l’organigramme en arbre se fait de la gauche vers la droite, la place hiérarchique la plus élevée se trouve à gauche du schéma. L’organigramme replié est une combinaison de la pyramide et de l’arbre. Il se lit des deux manières simultanément.

Comment procéder à l’élaboration ?

Pour la conception des organigrammes ou des fiches pratiques, plusieurs logiciels sont à votre disposition. Microsoft Office est le support le plus utilisé en raison de ses nombreux avantages. Cet outil permet d’accéder à plusieurs logiciels professionnels tels que Word, Excel, PowerPoint. Facile d’utilisation, il propose différents types de schémas. En choisissant une représentation, vous n’aurez qu’à remplir les champs d’information avec l’intitulé des postes, les noms et prénoms des employés et leurs photos.